Zahlungserinnerung schreiben – kostenlos & ohne Anmeldung
Ihr Kunde hat eine Rechnung übersehen? Mit dieser Vorlage erstellen Sie eine höfliche Zahlungserinnerung mit neuer Frist – fertig zum Ausdrucken, als PDF oder als Text für Ihre E-Mail.
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Was ist eine Zahlungserinnerung?
Die Zahlungserinnerung ist die freundlichste Form, einen Kunden auf eine offene Rechnung hinzuweisen. Sie geht davon aus, dass die Zahlung schlicht vergessen wurde – und genau das ist in den meisten Fällen auch so. Ein sachlicher, höflicher Ton erhält die Kundenbeziehung und führt erfahrungsgemäß oft schon zur Zahlung.
Wann sollte ich eine Zahlungserinnerung schicken?
Bewährt haben sich wenige Tage bis etwa eine Woche nach dem Fälligkeitsdatum. Wer zu lange wartet, signalisiert, dass die Rechnung nicht dringend ist; wer schon am Tag nach Fälligkeit erinnert, wirkt schnell ungeduldig.
Was gehört in eine Zahlungserinnerung?
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und ursprüngliches Fälligkeitsdatum
- der offene Betrag
- eine neue, konkrete Zahlungsfrist mit Datum – üblich sind 10 bis 14 Tage
- Ihre Bankverbindung und der gewünschte Verwendungszweck
- der Hinweis, dass sich das Schreiben bei bereits erfolgter Zahlung erledigt hat
Zahlungserinnerung oder Mahnung – wo liegt der Unterschied?
Rechtlich ist der Unterschied geringer, als viele denken: Entscheidend ist nicht die Überschrift, sondern ob Sie Ihren Kunden nach Fälligkeit eindeutig zur Zahlung auffordern. Dann gilt auch eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung als Mahnung im Sinne von § 286 BGB und kann den Zahlungsverzug auslösen. Der Unterschied liegt vor allem im Ton.
Bleibt die Zahlung trotzdem aus, folgt die 1. Mahnung. Ab dann können Sie Verzugszinsen und – gegenüber Unternehmen – eine Pauschale von 40 € geltend machen.
Häufige Fragen
Ist eine Zahlungserinnerung rechtlich eine Mahnung?
In der Regel ja. Entscheidend ist nicht die Überschrift, sondern dass Sie Ihren Kunden nach Fälligkeit eindeutig zur Zahlung auffordern. Dann versetzt auch eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung den Kunden in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB).
Darf ich für eine Zahlungserinnerung Gebühren verlangen?
Für das Schreiben, das den Verzug erst auslöst, nicht. War der Kunde bereits durch ein kalendermäßiges Zahlungsziel im Verzug, sind Verzugszinsen grundsätzlich möglich – bei einer freundlichen Erinnerung verzichten die meisten Unternehmen aber bewusst darauf.
Kann ich die Zahlungserinnerung per E-Mail schicken?
Ja. Eine Zahlungserinnerung ist an keine Form gebunden. Speichern Sie sie als PDF und hängen Sie sie an Ihre E-Mail an – oder klicken Sie auf „Text kopieren“ und fügen Sie den Text direkt in eine neue E-Mail ein.